Vacature: Secretaresse

Functie-omschrijving

In deze functie werk je samen met je collega secretaresse. Samen zijn jullie verantwoordelijk voor het professioneel, effectief en efficiënt afhandelen van alle voorkomende werkzaamheden ter ondersteuning van de directeuren, de bestuurssecretaris en de overige leden van het management team. Daarnaast bied je ondersteuning bij de diverse projecten. Als sparringpartner denk je mee en vooruit. Je schakelt snel tussen verschillende onderwerpen en taken en houdt van een hoge werkdruk. Je werkzaamheden bestaan onder meer uit:

• secretariële en administratieve taken voor directie, de mt leden en teamleiders (agendaplanning en -beheer, het opmaken van presentaties, notities en correspondentie);
• ondersteunende en administratieve werkzaamheden t.b.v. het besluitvormingsproces van de organisatie (voorbereiden van vergaderingen met interne en externe partijen; opstellen van agenda’s; verzamelen, beheren en archiveren van vergaderstukken; notuleren en voortgangsbewaking actiepunten);
• ontvangen van bezoekers en het organiseren van bijeenkomsten;
• algemene werkzaamheden als telefoon beantwoorden, post verdelen e.d.;
• regelen van facilitaire zaken en voorzieningen zoals catering, locaties en attenties.

Je bent verantwoordelijk voor het organiseren en indelen van je eigen werkzaamheden in afstemming met jouw collega secretaresse. Vanwege de veelheid aan lopende projecten en betrokken (externe) partijen vergt dit een hoge mate van discipline, samenwerken, flexibiliteit en zelfstandigheid. Samen geven jullie volledige ondersteuning van de secretariële werkzaamheden waarin ieder een eigen takenpakket zal hebben, maar jullie elkaar ook kunnen vervangen bij afwezigheid en ziekte.

Effectief, efficiënt en met plezier

Lifelines is een kleine organisatie met grote ambities. We verzamelen en beheren onze data met veel zorg voor de privacy van deelnemers en met oog voor de wetenschap. Momenteel zijn wij bezig met de afronding van onze derde onderzoeksronde. In januari 2024 starten wij met onze vierde onderzoeksronde. Deze onderzoeksronde loopt van januari 2024 tot en met december 2028. Wij zetten in op de sterke positie van Lifelines nu en in de toekomst, samenwerkingen met partners in Noord-Nederland en het stimuleren van datagebruik. Met als doel een bewezen verschil maken voor mensen zoals jij en ik.